INVENTARIOS FÍSICOS: PUNTOS A TENER EN CONSIDERACIÓN

Como resultado de auditorías financieras y fiscalizaciones, es frecuente el requerimiento de inventarios físicos y conciliaciones con los registros contables de existencias y activos fijos. En muchos casos, las compañías deben afrontar las consecuencias de no contar con un adecuado control de estos activos, lo cual perjudica los resultados esperados.

Sin embargo, cabe hacerse la pregunta: ¿el personal de la organización conoce lo que es un inventario y su importancia? El inventario es un procedimiento de control cuyo objetivo es confirmar la existencia de un bien o grupo de bienes en una fecha determinada. Teniendo en cuenta la importancia de este procedimiento, la compañía que desee ejecutarlo debe considerar los siguientes factores:

· Metodología de trabajo.

· Recursos a utilizar (personal, espacio físico, tecnología, otros).

En apariencia, un inventario físico es un procedimiento de control simple de ejecutar. Sin embargo, si no se toman las precauciones necesarias, es posible que el personal incurra en errores, tales como contar dos veces un mismo bien o no contar bienes a la vista.

El personal podría incurrir en dichos errores por desconocimiento, baja supervisión o falta de entrenamiento. Sea cual sea el caso, el resultado es el mismo: la conciliación o comparación final del inventario físico realizado versus los registros contables arrojará diferencias no reales, lo cual podría inducir al personal contable a registrar ajustes incorrectos o a no mostrar el saldo real de los bienes en los estados financieros de la empresa.

Es importante que la Gerencia asegure la realización de las actividades necesarias para ejecutar inventarios, minimizando los riesgos de error al momento de consolidar los resultados. Con este objetivo, es importante involucrar al personal de la empresa que conozca mejor la complejidad de las actividades de la organización y la gestión de sus activos o existencias.

Una vez descritas las actividades del proceso de inventario físico de la empresa y teniendo en cuenta los riesgos asociados a la ejecución de dicho proceso, la Gerencia debe definir si le conviene que su personal realice el trabajo o si es mejor tercerizarlo. Para definir qué le conviene más a la organización, sería prudente preguntarse: ¿los recursos con los que cuenta son los adecuados? ¿El beneficio obtenido es mayor que el costo de oportunidad del personal empleado en dichas labores?

El resultado del inventario físico y el análisis posterior determinará si es necesario ajustar otros procesos en la empresa. El impacto de las diferencias podría involucrar temas contables y tributarios (reconocimiento y registro de las diferencias de inventario), financieros (el costo del material inmovilizado en un almacén) y otros (infraestructura, seguridad, etc.). Dependerá de la Gerencia analizar su realidad y definir la metodología y los recursos a utilizar en el proceso de inventario físico de su organización.

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